[S] In september 2009 zijn de voorbereidingen begonnen voor Voetbalspektakel Brabant, wat in mei 2010 zou plaatsvinden. Het VSB is een 2-daags evenement in Middelbeers wat vooral is gericht op het onder aandacht brengen van de totale gehandicaptensport en voetbal. Dit weekend bestaat uit toernooien, wedstrijden van bijzondere teams, demonstratietrainingen, een veiling, informatie, workshops/clinics, marktkramen, attracties voor jong en oud en spectaculaire feestavonden. Uit eigen initiatief ben ik naar de stichting toegegaan en heb gevraagd of ze nog iemand nodig hadden om het evenement mee te organiseren. Dit was het g
eval en ze wilden me graag bij het bestuur erbij hebben. Ik heb voor de stichting Voetbalspektakel Brabant de PR en Communicatie toegewezen gekregen. Mijn taken waren toen nog niet helemaal duidelijk, maar het aanwezig zijn bij vergaderingen en het maken van een marketingplan was al wel bekend.Ik heb met deze opdracht de competenties kwaliteitsgerichtheid, marktgerichtheid, mondelinge communicatie, netwerken, omgevingsbewustzijn, oordeelsvorming, probleemanalyse, schriftelijke communicatie en visie behaald.
[T] Het Voetbalspektakel Brabant is in 2006 al een keer eerder gehouden en het leek me leuk en leerzaam om zo’n groots evenement mee te organiseren. Ik ben toen naar het bestuur gegaan en die hebben me met open armen ontvangen. Ze hadden nog iemand nodig voor de PR en Communicatie kant. Ik heb verschillende taken hiervoor verricht. Als eerste het aanwezig zijn bij vergaderingen, maar verder ook het draaiboek bij houden en te verbeteren ten opzichte van vorige keer, alle informatie van voorgaande jaren overzichtelijk te hebben en taakomschrijvingen voor de verschillende taakgroepen te maken zoals voor de onderdelen horeca, entertainment, voetbal en techniek. Verder was een van de grootste onderdelen van mijn taak het maken van een marketingplan. De vorige editie van het VSB was geslaagd, maar toen is er bij het organiseren amper iets op papier gezet of niet goed bewaard. Daarom was het moeilijk organiseren en moesten we eigenlijk zo goed als opnieuw beginnen met de organisatie. Een overzichtelijk marketingplan was daarom noodzakelijk. Deze heb ik gemaakt. Rond februari begon het tijd te worden voor de promotie van het spektakel en ben ik naar de pers geweest om gesprekken te voeren over een bijlage in de Kempenpers.
Door het jaar heen kwamen er nog meer kleine taken op mijn pad. Ik heb mee nagedacht over de feestavonden, heb geprobeerd een vrouwenvoetbalwedstrijd naar het weekend toe te krijgen.
[A] Een grote domper was dat uiteindelijk het Voetbalspektakel Brabant niet door is gegaan dit jaar, omdat er te weinig aanmeldingen waren voor het G- voetbaltoernooi en het tegelijk viel met een ander groots evenement in Middelbeers. Het weekend is een jaar opgeschoven naar mei 2011. Al het werk dat ik heb verricht is daarom zeker niet voor niks geweest, maar het is erg jammer dat we al het werk wat is verricht nog niet tot uitvoering konden brengen en ik dit jaar geen resultaat heb gezien van wat ik heb gedaan.
Met deze opdracht heb ik de competentie kwaliteitsgerichtheid behaald en toegepast door alles wat er nog van de editie van 2006 over was te verzamelen en te verbeteren. Veel was er toen niet bewaard en opgeslagen en dit heb ik opnieuw moeten maken, zoals een marketingplan. Ik heb mijn eigen werk geëvalueerd en ook in vergaderingen heb ik mijn producten besproken om zo kwalitatief nog betere producten te kunnen produceren. Verder moest ik een opzet maken van hoe het marketingplan eruit kwam te zien en was het aan mij om hiervoor kwaliteitseisen op te stellen.
Ook heb ik de competentie marktgerichtheid toegepast doordat ik kennis had van de gehandicaptensport omdat ik me daarin heb verdiept. Verder was ik op de hoogte van het concept en de doelgroep. Dit omdat ik de afdeling communicatie en PR heb gedaan en dus de doelgroep moest bereiken om naar het evenement te komen. Ik ben dus ook in staat commercieel te denken. Ik ben in contact gekomen met experts ( hoofd Kempenpers) en ook heb ik de contactgegevens van veel grootheden in de sportwereld en gehandicaptensport.
Mondelinge communicatie heb ik behaald doordat ik op persoonlijke wijze de Kempenpers heb benaderd en hier een mondeling gesprek mee heb gevoerd om zo duidelijk te krijgen wat wij wilden en wat zij konden bieden. Ik heb taakgroepen benaderd en uitgelegd wat de bedoeling was van de taakomschrijvingen en hen dus aan het werk gezet. Er is zo een basis gelegd voor een effectieve samenwerking.
Ik beheers de competentie netwerken doordat ik relaties heb gelegd met nuttige contacten buiten de NHTV. Denk aan de Kempenpers, Stichting Voetbalspektakel Brabant en ik heb de contactgegevens van grote namen binnen de sportwereld als verschillende directeuren van betaald voetbal clubs, en andere sportorganisaties. Er was op mijn initiatief een afspraak gemaakt met Willem II en de KNVB om te kijken of er een vrouwenwedstrijd mogelijk was maar na het nieuws dat het evenement dit jaar niet door zou gaan is deze afspraak afgezegd. Verder toonde ik geregeld de interesse om bij afspraken aanwezig te zijn om zo mijn netwerk uit te breiden. Ik ben in staat om een goed netwerkgesprek te voeren. Dit heb ik gedaan met bijvoorbeeld de Kempenpers en Willem II.
Ik heb gebruik gemaakt van mijn visie doordat ik de trends en ontwikkelingen wist op het gebied van sport en gehandicaptensport. Wat willen mensen op een evenement als dit zien? Verder is mijn visie vooral naar buiten gekomen doordat ik sterk heb gedacht aan de toekomst. Ik heb nagedacht over een concept dat nog vele jaren meekan en heb alle benodigde informatie hiervoor goed en overzichtelijk bewaard, zodat de volgende keer niet veel werk meer hoeft worden gedaan. Het feit dat het in 2010 onverwacht niet doorging is een goed leermoment, en volgend jaar hoeft er door het harde werk van dit jaar niet meer veel gedaan te worden.
Ik beheers de competentie omgevingsbewustzijn omdat ik voldoende op de hoogte was van de gehandicaptensportwereld, wat gehandicapten graag zien en doen en hoe je de gehandicaptensport onder de aandacht kan brengen. Verder ben ik op de hoogte van de voetbalwereld. Belangrijk was de publiciteit over de gehandicaptensport en het evenement zelf. De eerste editie van het VSB had zowel positieve als negatieve publiciteit gehad mede door het slechte weer. Hier moest iets mee gedaan worden. Ook beslissingen bij het bestuur heb ik soms tegengesproken. Bijvoorbeeld met betrekking tot de vrouwenvoetbalwedstrijd of de feestavond.
De competentie oordeelsvorming heb ik dan ook behaald, mede doordat ik in vergaderingen of in het proces niet klakkeloos de mening van mijn medebestuursleden overnam, maar zelf ook invloed had in het proces. Ik heb het bestuur betrokken bij hoe ik het marketingplan wilden maken en zij hadden vertrouwen in mij. Ik heb bij de keuzes die ik maakte de voor- en tegenargumenten langs elkaar gezet. Bijvoorbeeld over hoe we het wilden doen in de pers en wat er in het marketingplan moest komen te staan.
Ik beheers de competentie probleemanalyse omdat ik het probleem van de vorige keer (dat er weinig was opgeslagen en bewaard was gebleven) onder ogen moest komen te zien. We moesten het grotendeels opnieuw uitzoeken, en zo ook het PR en Communicatie gedeelte moest ik zelf opzetten. Hierover heb ik goed nagedacht en voor- en nadelen naast elkaar gezet. Voor het marketingplan heb ik een probleemstelling moeten maken. Deze is als volgt: ‘Hoe worden zoveel mogelijk mensen naar het Voetbalspektakel Brabant getrokken?’
Bij het verzamelen van informatie hierover en over het evenement heb ik eerst bepaald wat precies belangrijk was en waarnaar ik op zoek was.
Als laatste beheers ik de competentie schriftelijke communicatie omdat ik een heel marketingplan heb gemaakt voor het evenement. De onderdelen probleemanalyse, probleemdefinitie en doelstelling vallen hier onder andere onder. Verder heb ik de AIDA structuur gebruikt voor het maken van een persbericht.
[R] Dit project is een erg leerzaam project geweest van hoe je om moet gaan met tegenslagen. Ik heb geleerd dat het ook wel een keer mis kan gaan zonder dat het jouw schuld is. Mijn werk was goed, maar bij een ander gedeelte is het fout gegaan. Dit was een grote tegenslag omdat je even denkt dat je alles voor niks hebt gedaan. Afspraken en deadlines konden worden afgezegd, en het hele evenement wordt verschoven naar volgend jaar. Helaas kan ik dan niet meehelpen, maar het bestuur is erg blij geweest met mijn bijdrage. Ik heb ze goed op weg geholpen en door mijn hulp is er volgend jaar minder werk te doen. Erg jammer dus dat ik nu niet rechtstreeks het resultaat van onder andere mijn werk heb kunnen zien maar volgend jaar zal dit hopelijk wel gebeuren.
Dit project was een stroef project, het ging allemaal langzaam en er was een lange tijd geen duidelijkheid. Je wilt verder maar dat kan niet altijd. Dit is echt een goed project geweest om te leren hoe je binnen een organisatie of bestuur werkt. Ieder heeft zijn of haar taken en als één ervan achterloopt, kun je met jouw taken ook niet verder.
Erg leerzaam dus, en hopelijk gaat het Voetbalspektakel Brabant volgend jaar wel door!!
